في فرنسا، يستخدم ما يقرب من 80% من مديري أساطيل السيارات برنامج Excel لإدارة أسطولهم. كيف يمكننا تفسير هيمنة برنامج Excel في ظل وجود برامج سوقية مخصصة لإدارة أسطول السيارات؟
بادئ ذي بدء، يعد Excel أداة مكتبية فردية ومرنة وسهلة الاستخدام إلى حد ما. مع الاستخدام الواسع النطاق للسحابة، أصبحت المشاركة الآن أسهل مما كانت عليه في الماضي وتسمح بالتعاون المتزامن على نفس الإصدار.
ميزته الرئيسية الأخرى هي استخدامه على نطاق واسع في الشركات لأنه جزء منهجي من مجموعة Office.
وأخيرًا، فإن سعره يجعله حلاً طبيعيًا لأن استخدامه لا يكلف شيئًا على الإطلاق مهما كان عدد المركبات التي سيتم إدارتها، أو عدد المستخدمين، أو حتى مستوى التطور الذي تم إدخاله على تصميمه.
فهل يبدو برنامج Excel وكأنه الأداة المثالية لإدارة الأسطول؟
في الحقيقة، حتى لو كان برنامج Excel متاحًا في السحابة على الخادم، فيجب الاحتفاظ ببرنامج Excel للاستخدام الذي تم تصميمه من أجله، أي تقديم أداء البرامج المكتبية التي تركز على التمويل والمحاسبة.
ولكن عندما يتعلق الأمر بإدارة البيانات الحيوية للشركة، والتي يتم مشاركتها من قبل قسم واحد أو أكثر، أو ضمان سير العمليات التجارية، فإن برنامج Excel لم يعد مناسبًا على الإطلاق ولا يمكن أن يحل محل برامج الإدارة على الإطلاق.
وأيضًا، دون الرغبة في انتقاد Excel، حددنا الصعوبات المختلفة التي ستظهر تدريجيًا لأي مدير أسطول يستخدم Excel وستجعله يندم على عدم اختياره منذ البداية لحزمة برامج السوق. في مواجهة كل نقطة من هذه النقاط، قمنا بتسليط الضوء على الوظائف التي توفرها حزمة برامج الإدارة المخصصة مثل Digiparc.
- مضيعة للوقت تضر بكفاءة الأسطول وتحسينه:مع Excel، نتساءل دائمًا عما إذا كنا نعمل حقًا على الإصدار الصحيح. علاوة على ذلك، فإننا نضيع وقتًا لا نهاية له في التحقق باستمرار من كل شيء أو البحث عن وحدات الماكرو أو الضياع في علامات التبويب.
مميزات ديجيبارك:لا مزيد من إضاعة الوقت مع Digiparc، نظرًا لأنه يمكن الوصول إلى جميع الأقسام الرئيسية على الفور، ويتم إجراء التسجيلات في الوقت الفعلي، وقبل كل شيء، توفر وظائف الأعمال الموجودة مسبقًا الكثير من الوقت!
-
- لا يوجد فصل بين المستودع وواجهة استغلال البيانات:في Excel، لا توجد إمكانية حقيقية لإنشاء مستودع أعمال يكون بمثابة أساس موثوق للإدارة اليومية للأسطول.
مميزات ديجيبارك:فهو يوفر مستودعًا مخصصًا يقوم بتجميع جميع البيانات الأساسية للأسطول في جميع مجالات النظام البيئي لأسطول السيارات. وبالتالي فإن هذا الختم بين المستودع والإدارة التشغيلية يتجنب توليد الأخطاء وتشغيله بسرعة أكبر.
-
- عدم وجود رؤية عالمية للبيانات:من الصعب أيضًا في برنامج Excel أن يكون لديك رؤية عالمية لأسطولك، أو أن يكون لديك لوحات معلومات اصطناعية وأنظمة تنبيه فعالة. المدير دائمًا في حالة من الضبابية النسبية التي لا تسمح له باتخاذ القرارات الصحيحة في الوقت المناسب.
مميزات ديجيبارك:بمجرد فتح حزمة البرنامج، يكون لديك جدول ملخص لأهم البيانات مما يسمح لك بالحصول على رؤية عالمية للمنتزه في جوانبه المختلفة على الفور. يتم إبراز التنبيهات وسهولة الوصول إليها مع إمكانية تنبيه المستخدمين أو المسؤولين المعنيين.
-
- التتبع غير مضمون:نعلم جميعًا أخطاء الإصدارات المتعددة في Excel والتي تؤدي أحيانًا إلى أخطاء قد تكون خطيرة للغاية بالنسبة للتشغيل السليم لأسطول المركبات: الإصدارات غير الصحيحة، وتكامل البيانات المنسية، وما إلى ذلك.
مميزات ديجيبارك:يُظهر سجل أحداث DIGIPARC بوضوح المسؤولين الذين فعلوا ماذا ومتى، ويقلل بشكل كبير من خطر الخطأ بفضل سير العمل المخصص الذي يسهل مراقبة العمليات وإمكانية الوصول الدائم إلى Digiparc في الوقت الفعلي...
-
- خطر الخطأ الدائم:هذه هي المشكلة الأكثر أهمية في Excel. وفي غياب نظام مركزي منظم وفقاً لعمليات الأعمال، فمن المحتمل أن يكون الخطأ موجوداً باستمرار. ونحن نعلم ما يمكن أن يسببه الخطأ بشكل كبير في ملف Excel. لذا، عندما يتعلق الأمر بملف يعالجه 5 أو 10 أو 50 شخصًا، يكون النظام معيبًا بالضرورة منذ البداية ولا يمكن ضمان سلامة البيانات.
مميزات ديجيبارك:فهو يسمح لك بتنظيم إدارة أساطيل السيارات الخاصة بك عن طريق إعادة إنتاج مؤسستك عبر الإنترنت على المستوى الجغرافي ولكن أيضًا على المستويين الهرمي والتجاري. يتمتع كل شخص ببيئة الأعمال التي توفرها له حقوقه الإدارية ويعرف بالضبط المهام التي يتعين عليه تنفيذها.
-
- لا يوجد Excel هو نفسه:في Excel، كل شخص لديه وحدة الماكرو الخاصة به، وطريقته الخاصة في العمل. وهذا يجعل من الممكن الحصول على برامج غنية وشخصية تؤدي أيضًا إلى عدم التنظيم وانفصال العمليات الاجتماعية.
مميزات ديجيبارك:يتم تنظيم كل شيء مسبقًا وفقًا لقواعد العمل المشتركة بين جميع مديري الأساطيل والتي تم إثباتها من خلال سنوات من الممارسة المهنية والخبرة الميدانية. قواعد الإدارة هي نفسها أيضًا لجميع المستخدمين والمسؤولين ولا يمكن تعديلها.
-
- قابلية التوسع المحدودة:في Excel، نميل بعد بضعة أشهر من الاستخدام إلى تجميد البرنامج لأن تعقيده يجعله بالضرورة أكثر هشاشة وأقل نفاذية لجميع التطورات.
مميزات ديجيبارك:مع الإعلان عن الإصدار 5.0، تظهر Digiparc مرة أخرى قدرتها على التطور وتقديم ميزات جديدة لعملائها. علاوة على ذلك، عندما تكون أحد عملاء Digiparc، فإنك تستفيد تلقائيًا من الإصدارات الجديدة دون أي تكلفة إضافية.
-
- لا توجد إدارة مفصلة للحقوق:هذه إحدى المشاكل الرئيسية في برنامج Excel لأن الجميع يتمتعون بنفس الحقوق. ولذلك لا يمكن ضمان سرية بعض المعلومات ويحق لأي شخص كتابة البرنامج وتعديله.
مميزات ديجيبارك:ومن خلال الحل الذي نقدمه، يتم تحديد الحقوق بدقة للجميع وفقًا لمركزهم ومستوى تفاعلهم مع أسطول الشركة.
-
- الاستخدام المحدود للسحابة:حتى لو كان الاستخدام يميل إلى التطور، فإن استخدام ملف Excel في الوضع المشترك على الخادم لا يزال غير موثوق به للغاية.
مميزات ديجيبارك:تسمح حزمة البرامج الخاصة بنا بالتفاعل في الوقت الفعلي بين العديد من المستخدمين ذوي الحقوق الإدارية المختلفة. بالإضافة إلى ذلك، تتم استضافة Digiparc في مراكز استضافة دولية آمنة للغاية.
-
- لا توجد وظيفة تجارية:لم يتم تصميم برنامج Excel للسماح بإدارة وظائف الأعمال وحتى أقل من تلك الخاصة بأسطول السيارات.
مميزات ديجيبارك:على العكس من ذلك، تقوم Digiparc بذلك من خلال تكريسها بالكامل للمهن والعمليات الناتجة عن إدارة أسطول السيارات. يتضمن ذلك معرفة الخبراء باحتياجات العمل والقدرة المستمرة على التطور.
-
- لا يوجد سير عمل منظم:للحصول على الكفاءة، من المهم أن تتم إدارة مهام معينة عبر سير العمل لزيادة الكفاءة وإمكانية التتبع. مع برنامج Excel، من المستحيل إعداد سير العمل لأن البرنامج لا يسمح بذلك.
-
- مميزات ديجيبارك:فهو يسمح لك بأتمتة وتتبع المهام المعقدة مثل إدارة قطع الغيار واستبدالها أو تتبع الإصلاحات.
-
- لا يوجد مفهوم للملف المركزي للسيارات أو السائقين.وهو أمر ضار للغاية لأنه من المعقد للغاية إخراج البيانات المجمعة من Excel حول مركبة أو سائق على سبيل المثال.
-
- مميزات ديجيبارك:هذه نقطة قوية أخرى في الحل الذي نقدمه لأنه يسمح لك بتصور مركبة في شكل ملف مفصل للغاية يعمل كنظام بيئي كامل بما في ذلك البيانات الأساسية والمعلومات ذات الصلة بالإضافة إلى جميع الأحداث والتنبيهات المتعلقة بهذه المركبة.
-
- إدارة الأجزاء المرفقة:لا يسمح لك Excel مباشرة بإدارة المستندات المرفقة وحتى أقل من ذلك على أساس مفصل EDM.
مميزات ديجيبارك:على العكس من ذلك، تقدم Digiparc وحدة DMS مخصصة لنشاط إدارة أسطول السيارات والتي تتيح لك مركزية ورقمنة جميع المستندات التي تحتاجها لتشغيل أسطول السيارات الخاص بك.
-
- واجهة محدودة للغاية:في Excel، كلما زادت المعلومات التي تريد تسجيلها وزاد عدد الأعمدة أو جداول البيانات، والتي يؤدي استخدامها إلى فقدان إمكانية القراءة. أصبح برنامج Excel محدودًا للغاية لأنه لا يمكن قراءة المعلومات إلا في شكل جداول، ويفتقر كل ذلك بشدة إلى الإحصائيات أو التقارير أو أنظمة التنبيه.
مميزات ديجيبارك:مع V5، قامت Digiparc بتحسين بيئة العمل وسهولة الاستخدام مع إعطاء الأولوية لمعلومات ذكاء الأعمال ومراقبة التنبيهات. مما يجعلها واحدة من أكثر حزم البرامج متعة في السوق للاستخدام اليومي.
إذا كنت تدير أسطولك باستخدام Excel وترغب في مقارنة الحل الخاص بك مع Digiparc، فإننا نعرض عليك تزويدك بإصدار تجريبي مجانًا ودون التزام مع عينة من البيانات من أسطولك. بهذه الطريقة، سوف تكون قادرًا على تصور المزايا الملموسة التي يمكن أن تقدمها لك Digiparc يوميًا.
أوليفييه لومبارد
مدير تطوير الأعمال فرنسا
