Gestionnaire de parcs automobiles: Méfiez-vous d’Excel!

2016-12-15T00:00:00.000Z

Les entreprises surtout celles de petite taille ont tendance à considérer la gestion des parcs auto. comme étant une tâche anodine. Elle devient de plus en plus lourde et chronophage lorsque l’entreprise recherche des économies sur ses coûts fixes ou lorsque la taille du parc de véhicules s’accroît ou l’entreprise s’agrandit sur plusieurs sites. Naturellement à ce stade, on se pose la question sur l’outil le mieux adapté pour la gestion de la flotte.

Du moment que la plupart des entreprises et leurs employés sont familiers avec Excel et qu’il est donc beaucoup plus facile de construire des outils de travail dans un logiciel connu que d’introduire un nouveau logiciel, la plupart des entreprises le choisissent pour suivre leur parc de véhicules.

En effet, le pilotage d’un parc avec Excel permet de lister la plupart des informations importantes. Généralement, les gestionnaires disposent d’un fichier Excel pour les cartes grises, un autre pour les sinistres, le carburant, la fiscalité, etc.
Cependant, plusieurs entreprises vivent de vrais cauchemars avec cet outil. Si Excel permet une certaine flexibilité et dispose de fonctionnalités remarquables, mal utilisé, il peut introduire des lourdeurs administratives considérables et faire pleurer n’importe quel utilisateur. On n’a qu’à penser à des formules brisées, des erreurs de calcul qui mènent à des décisions fondées sur de la mauvaise information, etc.
À titre d’exemple, en 2012 JP Morgan, la grande holding financière américaine, a perdu 9 milliards de dollars nette à cause de la disparition d’un document Excel ; la manipulation d’une multitude de feuilles de calculs et de fichiers, nécessairement complétés à la main, par un procédé non automatisé, aurait engendré des erreurs fatales à l’entreprise.

Certes, le tableur Excel continue de rencontrer un beau succès dès qu’un outil de gestion systématique de la flotte est nécessaire. Mais on lui reproche bien beaucoup de choses pour pouvoir lui faire entièrement confiance pour la gestion d’une flotte importante.

Ce que l’on reproche à Excel :

Manque de structure : Le logiciel est utilisé d’autant de façons que son maintien est très difficile ;
Risque d’erreur élevé : Excel est un outil sans automatisation et sans auto-vérification ; l’utilisation excessive des fonctions de copier/coller, d’un tableur à un autre, accentue le risque d’erreur. La possibilité des erreurs humaines lors des retranscriptions manuelles et des changements de formatage est également existante (0,8% à 1,8%). Une erreur dans une équation peut être fatale ;
Perte de temps : Programmer, formater, réorganiser les formules et les fonctions, tester la programmation représentent une énorme, réelle perte de temps.
Rigidité : Les tableurs ne sont pas adaptés aux exigences spécifiques d’une entreprise, aux changements de procédures et à la complexité des transactions à programmer;
Travaille collaboratif : En se contentant uniquement d’Excel, la collaboration et le suivi des changements est très difficile.
Difficulté : Difficulté à générer de nouveaux rapports de façon dynamique. Les tableurs deviennent rapidement non crédibles, compliqués à opérer et à maintenir.

Par conséquent, il serait difficile de suivre avec un fichier Excel les informations dynamiques de la gestion d’un parc : actualisation des derniers kilométrages, coûts réels des véhicules, ratios de consommation réelle de carburant, historisation des modifications contractuelles de location, etc.
Avec des postes à gérer toujours plus nombreux (carburant, entretien ou roulage), un outil plus pointu s’impose.

DIGIPARC, progiciel de gestion de flotte, permettra aux gestionnaires de parc grâce à un meilleur pilotage des contrats, un meilleur contrôle des factures et un suivi précis et en temps réel du parc de gagner fortement en productivité et d’économiser des montants importants.
Avec la richesse de ses fonctionnalités, la simplicité de son utilisation, la convivialité de son interface, son offre de tarification attirante, la réactivité de son équipe, la qualité du service de conseil et d’assistance proposé et, finalement grâce à la crédibilité de son éditeur (nombre de véhicules déjà gérés, expérience, ancienneté de l’éditeur), DIGIPARC apporte des avantages importants et réels aux entreprises.
En effet, il optimise leurs processus de gestion (flux économiques et financiers), homogénéise leurs informations et lui attribue de la cohérence (un seul fichier articles, un seul fichier clients, etc.), favorise le respect des normes, unifie leurs systèmes d'information, optimise la communication interne et la mobilité des collaborateurs, optimise la productivité, centralise le contrôle du parc auto. et aide à la prise de décision rapide.