Gestionnaires de flotte : quand Excel atteint ses limites, pourquoi faut-il passer à Digiparc ?

2017-05-30T00:00:00.000Z

En France près de 80% des gestionnaires de parcs auto utilisent Excel pour gérer leur flotte. Comment expliquer cette domination d’Excel alors qu’il existe des logiciels de marché dédiés à la gestion de flotte auto ?

Tout d’abord, Excel est un outil de bureautique individuel, souple et assez facile d’emploi. Avec la généralisation du cloud, il est aujourd’hui plus facile à partager qu’autrefois et permet des collaborations simultanées sur une même version.

Son autre atout majeur, c’est sa généralisation en entreprise car il fait systématiquement partie de la suite Office.

Enfin son prix l’impose comme une solution naturelle carson utilisation ne coûte absolument rien quel que soit le nombre de véhicules à gérer, le nombre d’utilisateurs voire le niveau de sophistication apporté à sa conception.

Alors Excel semble-t-il être l’outil parfait pour la gestion de flottes ?

A dire vrai, même s’il est disponible en cloud sur serveur, Excel doit être réservé à l’usage pour lequel il a été conçu, c’est-à-dire offrir les performances d’un logiciel de bureautique orienté finances et comptabilité.

Mais dès lors qu’il s’agit d’administrer des données vitales pour l’entreprise, partagées par un ou plusieurs départements, de garantir le fonctionnement de processus métier, Excel n’est plus du tout adapté et ne peut absolument pas se substituer à un logiciel de gestion.

Aussi, sans vouloir faire de procès à Excel, nous avons recensé les différentes difficultés qui vont apparaitre au fur et à mesure à tout gestionnaire de parcs sur Excel et lui feront regretter de ne pas avoir opté dès le début pour un progiciel de marché. Face à chacun de ces points, nous avons mis en avant les fonctionnalités offertes par un progiciel de gestion dédié comme Digiparc.

Une perte de temps dommageable pour l’efficacité et l’optimisation d’un parc : Avec Excel, on est toujours en train de se demander si l’on est vraiment en train de travailler sur la bonne version. Par ailleurs, on perd un temps infini à tout vérifier en permanence, à chercher des macro ou à se perdre dans des onglets.
Les plus de Digiparc : finies les pertes de temps avec Digiparc, car toutes rubriques principales sont immédiatement accessibles, les enregistrements se font en temps réel et surtout les fonctions métiers pré-existantes font gagner énormément de temps !
Pas de séparation entre un référentiel et l’interface d’exploitation des données :Dans Excel, il n’y a pas véritablement de possibilité de créer un référentiel métier qui permettrait de servir de base fiable pour la gestion du parc au quotidien.
Les plus de Digiparc : il permet de disposer d’un référentiel dédié qui va centraliser toutes les données de base du parc et ce dans tous les domaines de l’éco système d’une flotte auto. Cette étanchéité entre le référentiel et la gestion opérationnelle évite ainsi de générer des erreurs et d’être opérationnels plus rapidement.
Absence de vision globale des données : Il est également difficile sur Excel de disposer d’une vision globale de son parc, de disposer de dashboard synthétiques et de systèmes d’alertes efficaces. Le gestionnaire est en permanence dans un relatif brouillard qui ne lui permet pas de prendre les bonnes décisions au bon moment.
Les plus de Digiparc : vous disposez dès l’ouverture du progiciel d’un tableau synthétique des données les plus importantes et qui vous permet d’avoir immédiatement une vision globale du parc sous ses différentes aspects. Les alertes sont mises en avant et faciles d’accès avec la possibilité d’alerter les utilisateurs ou administrateurs concernés.
Traçabilité non assurée : On connait tous les mésaventures du multi versionning sur Excel qui conduit parfois à des erreurs potentiellement très dangereuses pour la bonne exploitation d’un parc auto : versions erronées, intégration de données oubliées, …
Les plus de Digiparc : le journal d'événement de DIGIPARC montre clairement aux administrateurs qui a fait quoi quandet réduit à l’extrême le risque d’erreur grâce à des workflow dédiés qui facilitent le suivi des process et une accessibilité permanente à Digiparc en temps réel…
Risque d’erreur permanent : c’est le problème le plus crucial sur Excel. Faute de système centralisé et organisé selon des process métier, l’erreur est potentiellement constamment présente. Et on sait ce qu’exponentiellement une erreur peut provoquer dans un fichier Excel. Alors quand il s’agit d’un fichier manipulé par 5, 10 ou 50 personnes, le système est forcément faussé dès le départ et l’intégrité des données ne peut être garantie.
Les plus de Digiparc : il permet d’organiser la gestion de vos parcs auto en reproduisant en ligne votre organisation au niveau géographique mais aussi aux niveaux hiérarchique et commercial. Chacun dispose de l’environnement métier que lui confère ses droits d’administration et sait exactement les tâches qu’il a à effectuer.
Pas un Excel n’est pareil : sur Excel chacun a ses macro, sa manière de travailler. Ce qui permet de disposer de programmes riches et personnalisés mais aussi générateurs de désorganisation et de désocialisation des process.
Les plus de Digiparc : tout est pré-organisé selon des règles métiers qui sont communes à tout gestionnaire de flottes et éprouvées par des années de mise en pratique professionnelle et d’expertise terrain. Les règles de gestion sont par ailleurs les mêmes pour tous les utilisateurs et administrateurs et ne peuvent être modifiées.
Une évolutivité limitée : sur Excel, on a tendance après quelques mois d’utilisation à figer le programme car sa complexité le rend forcément plus fragile et de moins en moins perméable à toutes évolutions.
Les plus de Digiparc : avec l’annonce de sa version 5.0, Digiparc montre une nouvelle fois sa capacité à évoluer et à offrir de nouvelles fonctionnalités à ses clients. Par ailleurs, quand vous êtes client Digiparc, vous bénéficiez automatiquement et sans supplément des nouvelles release.
Pas de gestion fine des droits : c’est un des problèmes majeurs d’Excel car tout le monde a les mêmes droits. De ce fait la confidentialité de certaines informations ne peut être garantie et n’importe qui a des droits d’écriture et de modification du programme.
Les plus de Digiparc : avec notre solution, les droits sont rigoureusement établis pour chacun en fonction de son poste et de son niveau d’interaction avec la flotte d’entreprise.
Usage cloud limité : même si l’usage tend à se développer, l’usage d’un fichier Excel en mode partagé sur serveur n’est toujours pas d’une grande fiabilité.
Les plus de Digiparc : notre progiciel permet une interaction en temps réel de multiples utilisateurs avec des droits d’administration différents. De plus Digiparc est hébergé dans des centres d’hébergement internationaux hautement sécurisés.
Pas de fonction métier : Excel n’a pas été pensé pour permettre la gestion de fonction métier et encore moins celles d’un parc auto.
Les plus de Digiparc : au contraire Digiparc ne fait que cela en étant totalement dédié aux métiers et process induits par la gestion d’un parc auto. Cela implique une connaissance experte des besoins métiers et une capacité constante à évoluer.
Pas de workflow structuré : pour gagner en efficacité, il est important que certaines taches soient gérées via des workflow pour plus d’efficacité et de traçabilité. Avec Excel il est impossible de mettre en place des workflow car le logiciel ne le permet pas.
Les plus de Digiparc : il permet d’automatiser et de tracer des tâches complexes comme la gestion et le remplacement des pièces détachées ou le suivi des réparations.
Pas de notion de fiche centralisée pour les voitures ou les chauffeurs. Ce qui est très dommageable car il est extrêmement complexe de sortir à partir d’Excel des données agrégéesautour d’un véhicule ou d’un chauffeur par exemple.
Les plus de Digiparc : c’est un autre point fort de notre solution puisqu’elle permet de visualiser un véhicule sous forme de fiche ultra détaillée qui se comporte comme un éco système complet comprenant à la fois les données de base, les informations connexes ainsi que tous les événements et alertes concernant ce véhicule.
Gestion des pièces attachées : Excel ne permet pas directement de gérer les pièces attachées et encore moins sur la base d’une GED élaborée.
Les plus de Digiparc : au contraire Digiparc offre un module de GED dédié à l’activité de gestion de parc auto qui permet de centraliser et de numériser tous les documents dont vous avez besoin pour l’exploitation de votre parc auto.
Interface très limitée : sur Excel plus on souhaite enregistrer d’informations et plus il y a de colonnes ou de feuilles de calcul, ce qui à force d’usage,fini par perdre en lisibilité. Excel est d’autant plus limité que la lecture de l’information ne peut se faire que sous forme de tableaux, l’ensemble étant cruellement dépourvu de statistiques, de rapports ou de systèmes d’alertes.
Les plus de Digiparc : avec la V5, Digiparc a encore gagné en ergonomie et en simplicité d’utilisation avec une priorité donné à la business intelligence des informations et au monitoring des alertes. Ce qui en fait un des progiciels du marché le plus agréable à utiliser au quotidien.

Si vous gérez votre parc sous Excel et vous souhaitez comparer votre solution avec Digiparc, nous vous proposons gratuitement et sans engagement de mettre à votre disposition une version démo avec un échantillon de données de votre parc auto. De cette façon, vous pourrez visualiser les avantages concrets que Digiparc peut vous apporter au quotidien.

Olivier Lombart
Business Development Manager France