Les étapes essentielles pour maintenir l'intégrité des données de la flotte

2020-10-01T23:00:00.000Z

L'intégrité des données renvoie à l'idée que les données sont fiables et exactes tout au long de leur vie. La qualité et la sécurité des données, souvent confondues avec l'intégrité des données, sont deux concepts qui soutiennent l'objectif final d'avoir des données non faussées et donc exactes pour votre entreprise.

Pour garantir cette intégrité, il faut d'abord avoir des objectifs précis quant à vos données, vos systèmes, votre personnel et vos processus, et avoir confiance au logiciel que votre entreprise utilise.

Atteindre l'intégrité des données

1. Assurez-vous que votre logiciel peut stocker les données sources originales en téléchargeant des pièces jointes, telles que des copies des rapports d'inspection, des factures, des documents administratifs liés au parc et plus encore. Cela élimine le besoin de conserver le papier, mais maintient des enregistrements électroniques précis dans leurs formes originales.
2. Vérifiez bien que votre système dispose d'une piste d'audit précise avec des enregistrements chronologiques qui identifient les données saisies par date et par utilisateur et qui incluent les ajouts et les modifications.
3. Appliquez un accès limité aux utilisateurs en les plaçant dans des groupes qui ont des droits, des vues et une capacité prédéfinis pour agir sur les données. Moins, c'est plus lorsqu'il s'agit de permettre aux utilisateurs de voir et de contrôler les données de votre entreprise. À long terme, cela facilite également la formation à des procédures spécifiques.
4. Formez vos utilisateurs à la saisie de données qui leur permettent de remplir leurs fonctions. S'ils reçoivent une formation et une expertise adéquates, la qualité des données fournies s'améliorera et favorisera l'intégrité des données. Fournissez régulièrement une documentation mise à jour afin de démontrer le soutien continu du système.

Les avantages de l'intégrité des données

Le succès de l'intégrité des données nécessite un effort coordonné et l'adhésion de l'utilisateur quotidien à l'administrateur système et nécessite une planification, une exécution et une surveillance continue.

Les avantages de la sélection d'un logiciel qui vous aide à atteindre cet objectif en créant les bons flux de travail peuvent se traduire par les gains d'efficacité suivants pour votre entreprise :

1. Produit la confiance de l'utilisateur final, des utilisateurs du système et des parties prenantes.
2. Offre une piste d'audit claire et propre pour la responsabilité organisationnelle.
3. Utilise des rapports précis pour prendre des décisions rationnelles et plus solides.

Pouvez-vous décrire vos données comme étant intègres? De nombreuses entreprises de flotte ne peuvent pas prétendre cela, mais une mise à niveau du logiciel de gestion de flotte , associée aux étapes ci-dessus, peut produire des résultats spectaculaires.