يجب أن تهدف إدارة أسطول المركبات إلى زيادة إنتاجية المركبات إلى الحد الأقصى، وهناك ميزات لا ينبغي لأي برنامج لإدارة الأسطول أن يتجاهلها.
في الوقت الحاضر، من النادر جدًا العثور على شركة ليس لديها مركبات في عملها. ولهذا السبب، من الأهمية بمكان إدارة كل جانب من جوانب الأنشطة اليومية، ومحاولة تحقيق أقصى استفادة منها وخفض التكاليف دائمًا.
هناك شركات تستخدم جداول الإكسل لإدارة أسطول المركبات، يطرح السؤال التالي:
في الواقع، يتم جمع الكثير من المعلومات في جداول Excel يدويًا ويكون تفسير البيانات مرهقًا وغير متسق.
ولحسن الحظ، هناك أدوات رقمية تساعد مديري الأساطيل على التحكم بشكل أفضل في ما يحدث في عملياتهم، بطريقة بسيطة للغاية. ومع ذلك، ليست كل الحلول الرقمية تقدم نفس الشيء.
ومع أخذ ذلك في الاعتبار، إليك الميزات التي يجب أن يتمتع بها نظام إدارة الأسطول الجيد.
1. سهل وبسيط الاستخدام
يجب أن يكون نظام الإدارة سهل الاستخدام لجميع المستخدمين الذين يتمتعون بتجربة وتنقل بديهيين.
يجب أن يتم تنزيل البيانات بشكل ملائم لكل خطوة من الخطوات التي يجب اتباعها. وبالمثل، يجب أن تكون التقارير والمحاضر والرسوم البيانية متاحة في أي وقت دون الحاجة إلى طلبها.
يجب أن تكون البيانات والمعلومات سهلة القراءة والتفسير بطريقة واضحة ودقيقة. في النهاية، أنت لا تريد نظامًا لا تشعر بالراحة عند استخدامه كل يوم.
2. قادر على قبول كميات كبيرة من البيانات
كلما زاد عدد البيانات التي نجمعها، كلما تمكنا من اتخاذ قرارات جيدة بشأن السيارة.
ليس هناك فائدة من الحصول على جميع البيانات المتعلقة بنفقات الوقود إذا كنا لا نعرف عدد الأميال التي يقطعونها شهريًا.
يعد جمع البيانات حول الصيانة وتكاليف الوقود والاستهلاك والأميال المقطوعة والمهام والموقع والموردين وجميع أنشطة الأسطول أمرًا ضروريًا لتحليل المعلومات بشكل جيد واتخاذ القرارات.
3. التقارير والتقارير والرسوم البيانية
إن الحصول على جميع البيانات التي تم جمعها حول تشغيل أسطولك لن يكون له أي فائدة إذا لم تفعل شيئًا بهذه المعلومات.
يساعد إنشاء التقارير والتقارير والرسوم البيانية المدير في الحصول على نظرة عامة واضحة عن كل مركبة وسائق في الأسطول.
هناك فائدة كبيرة أخرى للحصول على تقارير آلية وتقارير ورسوم بيانية في الوقت الفعلي وهي تصور التكاليف ومجالات الفرص ونقاط القوة في العملية. سيسمح ذلك باتخاذ قرارات أفضل بناءً على بيانات حقيقية وبالتالي تحسين العملية بطريقة حازمة.
4. متاح 24/7
نعم، هذا يعني أن جميع معلومات أسطولك يمكن أن تكون متاحة من أي جهاز وفي أي وقت.
في الواقع، تتنوع الأنشطة اليومية لمدير الأسطول وغالبًا ما يواجه أحداثًا غير متوقعة داخل المكتب وخارجه. لذلك من الضروري الوصول إلى نظام الإدارة من جهاز كمبيوتر أو هاتف ذكي.
5. الموقع في الوقت الحقيقي
تعد معرفة موقع المركبات ومساراتها في الوقت الفعلي ميزة كبيرة.
يتيح لك ذلك معرفة ما إذا كان هناك تأخير في التسليم، أو إذا غادرت السيارة المسار المحدد أو إذا كانت هناك نقاط حرجة للسائقين، مثل مناطق المرور أو المناطق الخطرة.
يمنحك هذا نظرة عامة على جميع الحركات في شركتك.
6. التنبيهات التلقائية.
عندما يرسل نظام إدارة الأسطول تنبيهات تلقائيًا حول أي أحداث أو إجراءات أو مستندات منتهية الصلاحية، فمن غير المحتمل أن تتحمل تكاليف إضافية لعدم إكمال هذه المهام في الوقت المحدد.
ومن المهم أيضًا أن يقوم النظام بإعلامك بالمخالفات التي تم إنشاؤها لمركباتك في وقت إنشائها، حتى تكون على اطلاع بدفعها.
سيسمح لك الحل الرقمي بتلبية جميع هذه الشروط. ستتمكن من تجميع كافة المعلومات المتعلقة بمركباتك في مكان واحد. سيكون لديك أيضًا القدرة على الحصول على تقارير تلقائية تحتوي على رؤى قابلة للتنفيذ ستساعدك على اتخاذ قرارات أفضل لتوفير الوقت والمال.
