تميل الشركات، وخاصة الصغيرة منها، إلى التفكير في إدارة الأسطول. كمهمة تافهة. يصبح الأمر مرهقًا ويستغرق وقتًا طويلاً بشكل متزايد عندما تسعى الشركة إلى توفير تكاليفها الثابتة أو عندما يزيد حجم أسطول المركبات أو تتوسع الشركة في عدة مواقع. وبطبيعة الحال، في هذه المرحلة، يُطرح السؤال حول الأداة الأفضل لإدارة الأسطول.
نظرًا لأن معظم الشركات وموظفيها على دراية ببرنامج Excel، وبالتالي يكون إنشاء أدوات عمل في برامج مألوفة أسهل بكثير من تقديم برامج جديدة، فإن معظم الشركات تختاره لتتبع أسطول مركباتها.
في الواقع، تتيح لك إدارة الأسطول باستخدام برنامج Excel إدراج معظم المعلومات المهمة. بشكل عام، يكون لدى المديرين ملف Excel لمستندات التسجيل، وآخر للمطالبات والوقود والضرائب وما إلى ذلك.
ومع ذلك، تواجه العديد من الشركات كوابيس حقيقية مع هذه الأداة. إذا كان برنامج Excel يسمح بقدر معين من المرونة ويحتوي على وظائف رائعة، وإذا تم استخدامه بشكل غير صحيح، فإنه يمكن أن يسبب عبئًا إداريًا كبيرًا ويجعل أي مستخدم يبكي. فكر فقط في الصيغ المعطلة، والأخطاء الحسابية التي تؤدي إلى اتخاذ قرارات بناءً على معلومات سيئة، وما إلى ذلك.
على سبيل المثال، في2012 جي بي مورغانخسرت الشركة المالية الأمريكية القابضة الكبيرة9 أشهرصافي الدولارات بسبب اختفاء مستند Excel؛ إن التعامل مع عدد كبير من جداول البيانات والملفات، التي تم إكمالها يدويًا بالضرورة، من خلال عملية غير آلية، كان من شأنه أن يؤدي إلى حدوث أخطاء فادحة للشركة.
من المؤكد أن جدول بيانات Excel يستمر في تحقيق نجاح كبير عندما تكون هناك حاجة إلى أداة منهجية لإدارة الأسطول. لكنه يتعرض لانتقادات بسبب أشياء كثيرة لأنه يستطيع أن يثق به تمامًا في إدارة أسطول كبير.
ما ننتقده في برنامج Excel:
- عدم وجود هيكل: يتم استخدام البرنامج بعدة طرق مما يجعل صيانته صعبة للغاية؛
-
- ارتفاع خطر الخطأ: Excel أداة بدون أتمتة وبدون فحص ذاتي؛ الاستخدام المفرط لوظائف النسخ/اللصق، من جدول بيانات إلى آخر، يزيد من خطر الخطأ. يوجد أيضًا احتمال حدوث أخطاء بشرية أثناء النسخ اليدوي وتغييرات التنسيق (0.8% à 1.8%). يمكن أن يكون الخطأ في المعادلة قاتلاً؛
-
- مضيعة للوقت: البرمجة والتنسيق وإعادة تنظيم الصيغ والوظائف واختبار البرمجة تمثل مضيعة حقيقية للوقت.
-
- صلابة: لا يتم تكييف جداول البيانات مع المتطلبات المحددة للأعمال التجارية والتغييرات الإجرائية وتعقيد المعاملات التي سيتم برمجتها؛
-
- العمل التعاوني: الاعتماد على Excel فقط يجعل التعاون وتتبع التغييرات أمرًا صعبًا للغاية.
-
- صعوبة: صعوبة توليد تقارير جديدة بشكل ديناميكي. سرعان ما تصبح جداول البيانات غير موثوقة ومعقدة في التشغيل والصيانة.
وبالتالي، سيكون من الصعب متابعة المعلومات الديناميكية لإدارة الأسطول باستخدام ملف Excel: تحديث الأميال الأخيرة، والتكاليف الفعلية للمركبة، ونسب استهلاك الوقود الفعلية، وتسجيل تعديلات الإيجار التعاقدي، وما إلى ذلك.
مع تزايد عدد الوظائف التي يجب إدارتها (الوقود أو الصيانة أو القيادة)، أصبح من الضروري وجود أداة أكثر تطورًا.
DIGIPARC، وهي حزمة برامج لإدارة الأسطول، ستمكن مديري الأساطيل من زيادة الإنتاجية بشكل كبير وتوفير مبالغ كبيرة من خلال إدارة أفضل للعقود، ومراقبة أفضل للفواتير ومراقبة دقيقة وفي الوقت الحقيقي للأسطول.
بفضل ثراء وظائفها، وبساطة استخدامها، وسهولة استخدام واجهتها، وعرض أسعارها الجذاب، واستجابة فريقها، وجودة خدمة المشورة والمساعدة المقدمة، وأخيرًا، بفضل مصداقية ناشرها (عدد المركبات التي تمت إدارتها بالفعل، والخبرة، وأقدمية الناشر)، توفر DIGIPARC مزايا كبيرة وحقيقية للشركات.
في الواقع، فهو يعمل على تحسين عمليات الإدارة (التدفقات الاقتصادية والمالية)، وتجانس معلوماتهم ومنحها الاتساق (ملف عنصر واحد، ملف عميل واحد، وما إلى ذلك)، وتعزيز الامتثال للمعايير، وتوحيد أنظمة المعلومات الخاصة بهم، وتحسين الاتصال الداخلي وتنقل الموظفين، وتحسين الإنتاجية، ومركزية التحكم في أسطول السيارات. ويساعد في اتخاذ القرار السريع.
