Las empresas, especialmente las pequeñas, deben considerar la gestión de flotas. como un problema trivial. Siempre se ve más congestión y consume mucho tiempo cuando la empresa está más ocupada que sus costos o si aumenta el tamaño de la flota de vehículos o la empresa se expande en varios lugares. Naturalmente, en este paso, el ajuste preestablecido de precarga es el más adecuado para la gestión de flotas.
Dado que la mayoría de las empresas y sus empleados están familiarizados con Excel y, por lo tanto, es mucho más fácil crear herramientas de trabajo en un software familiar que introducir software nuevo, la mayoría de las empresas lo eligen para realizar un seguimiento de su flota de vehículos.
De hecho, gestionar una flota con Excel le permite enumerar la mayor parte de la información importante. Generalmente los gestores disponen de un fichero Excel para los documentos de matriculación, otro para reclamaciones, combustible, fiscalidad, etc.
Sin embargo, muchos negocios vién auténticas pesadillas con esta herramienta. Si Excel permite cierta flexibilidad y tiene funciones extraíbles, si se usa incorrectamente, puede introducir una carga administrativa considerable y depender de su uso. Comprensión de fórmulas básicas, errores de cálculo que provocan decisiones basadas en información deficiente, etc.
Por ejemplo, en2012 JP Morgan, el gran holding financiero estadounidense, perdió9 mil millonesdólares netos por desaparición de un documento Excel; manejar multitud de hojas de cálculo y archivos, necesariamente completados a mano, mediante un proceso no automatizado, habría generado errores fatales para la empresa.
Sin embargo, la herramienta de cálculo de Excel dura mucho tiempo cuando se necesita un sistema de gestión de flotas. Pero se reprochó muchas cosas por poder confiar plenamente en la gestión de una gran flota.
Lo que criticamos de Excel:
- Falta de estructura: El software se utiliza de tantas maneras que mantenerlo es muy difícil;
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- Alto riesgo de error: Excel es una herramienta sin automatización y sin autocomprobación; El uso excesivo de copias y funciones perdidas, como el método de cálculo, aumenta el riesgo de errores. También existe la posibilidad de que se produzcan errores humanos durante las transcripciones manuales y los cambios de formato (0,8% à 1,8%). Un error en una ecuación puede ser fatal;
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- perdida de tiempo: Programar, formatear, reorganizar fórmulas y funciones, de modo que el programa represente una enorme y real pérdida de tiempo.
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- Perdurar: Las hojas de cálculo no se adaptan a los requerimientos específicos de un negocio, a los cambios procesales y a la complejidad de las transacciones a programar;
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- Trabajo colaborativo: Depender únicamente de Excel dificulta mucho la colaboración y el seguimiento de los cambios.
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- Dificultad: Dificultad para generar nuevos informes de forma dinámica. Las hojas de cálculo rápidamente se vuelven poco confiables y complicadas de operar y mantener.
En consecuencia, sería difícil seguir con un archivo Excel la información dinámica de la gestión de flotas: actualización de los últimos kilometrajes, costes reales de los vehículos, ratios de consumo reales de combustible, registro de modificaciones contractuales del alquiler, etc.
Ante un número cada vez mayor de posiciones que gestionar (combustible, mantenimiento o conducción), es imprescindible contar con una herramienta más sofisticada.
DIGIPARC, un paquete de software de gestión de flotas, permitirá que la gestión de flotas aumente significativamente la productividad y aumente los retornos significativos a través de una mejor gestión de contratos, un mejor control de las facturas y una gestión de flotas precisa y en tiempo real.
Con la riqueza de sus funcionalidades, la simplicidad de su uso, la facilidad de uso de su interfaz, su atractiva oferta de precios, la capacidad de respuesta de su equipo, la calidad del servicio de asesoramiento y asistencia ofrecido y, finalmente, gracias a la credibilidad de su editor (número de vehículos ya gestionados, experiencia, antigüedad del editor), DIGIPARC aporta ventajas significativas y reales a las empresas.
En efecto, optimiza sus procesos de gestión (flujos económicos y financieros), homogeneiza su información y le da coherencia (un fichero único de artículos, un fichero único de clientes, etc.), favorece el cumplimiento de las normas, unifica sus sistemas de información, optimiza la comunicación interna y la movilidad de los empleados, optimiza la productividad, centraliza el control del parque de vehículos. y ayuda en la rápida toma de decisiones.
