Souvent liée à l’organisme et à son style de management, la gestion du parc de véhicules peut rapidement devenir une source de mécontentements internes et de coûts très lourds.
Moins stratégique mais pas pour autant moins complexe à piloter, ce poste fonctionnel est très souvent pris à la légère et affecté sur des ressources polyvalentes internes (services généraux, assistantes, etc.) avec un mode de fonctionnement traditionnel.
Gérer efficacement votre flotte n’est pas chose aisée. Les contraintes de temps, les coûts, les moyens techniques et technologiques et de la disponibilité de votre main-d'œuvre sont autant de facteurs, qui peuvent influencer la qualité de la gestion de votre flotte.
Nous vous proposons, dans le cadre de cet article, de plonger dans les pistes de l’optimisation.
En effet, plus de 10 ans au service de la gestion des flottes des entreprises et des administrations, ont doté l’équipe DIGISOFT de l’expérience nécessaire pour vous donner les recommandations capables de faire gagner en qualité votre gestion quotidienne de parc.
Voici donc quelques conseils qui, appliqués, favoriseront l'efficacité de la flotte et la durée de vie des véhicules.
#1 - Mettre en place une politique de gestion de flotte
Au cas où vous n’auriez pas des règles de gestion bien précises, vous allez devoir souvent faire face à des problèmes répétitifs comme les infractions récurrentes, la mauvaise attribution de certains véhicules ou encore la détérioration d’autres.
La résolution de ces problèmes peut devenir vite un cercle vicieux et vous faire perdre un temps précieux qui pourrait être utilisé à la réalisation de mission à forte valeur ajoutée.
Ainsi, vous pouvez facilement conclure que la gestion de flotte peut affecter vos résultats et augmenter vos coûts. En effet, l’absence de règles concrètes a une incidence directe sur votre capacité à anticiper les problèmes et à prendre les bonnes décisions.
Une politique de flotte a pour objet à long terme de faciliter la gestion du parc automobile. Mais avant tout il faut la créer et surtout la rendre efficace.
#2 - Vérifier régulièrement l’état des pneus
Les pneus sont généralement un bon indicateur de l'état d'un véhicule. Les faire contrôler quotidiennement réduit considérablement le risque de panne et permet d'éviter des problèmes plus graves à long terme.
#3 - Maîtriser votre consommation en carburant
Si vous mettez régulièrement à jour les données sur la consommation de carburant de votre flotte, vous allez pouvoir alors en apprendre davantage sur la façon d'obtenir une flotte plus économe.
En effet, suivre de très près vos consommations journalières en carburant vous permettra de faire des comparaisons dans le temps et d’identifier par la suite les raisons de votre surconsommation énergétique, chose qui vous permettra à coût sûr de réduire vos charges.
#4 – Appliquer une maintenance préventive
La maintenance préventive joue un rôle critique pour garantir l'efficacité de votre flotte et maintenir vos véhicules en bon état de marche (sans compter les avantages en matière de réduction de la durée d'immobilisation et la sensibilisation des conducteurs au problème).
Mettre en place des plans d’entretiens réguliers, et recevoir, idéalement, des alertes à l’approche de chaque nouvel entretien prévu, maintiendra la bonne santé de vos véhicules et augmentera leur durée de vie de 30 % selon les statistiques.
#5 - Pratiquer une éco-conduite
Cette conduite responsable des véhicules représente aujourd’hui un des moyens pour maîtriser le TCO d’un parc automobile, réduire la consommation d'énergie et limiter les émissions de CO2 dans l’atmosphère. C'est une pratique simple mais efficace. En plus du coût d’investissement très faible de cette option, la possibilité de son application à d’anciens véhicules rend son impact signifiant et instantané. Assurez-vous que vos véhicules sont conduits fréquemment et de manière responsable, en évitant la vitesse excessive ou les freinages brusques.
#6 - Éviter de faire des suppositions
Les véhicules sont-ils en bons états ? Leur consommation en carburant est-elle correcte ? Les conducteurs suivent-ils les règles liées à la sécurité et à la maintenance ?
Si vous êtes gestionnaire de flotte, vous ne pouvez pas vous permettre de faire des suppositions et ne devez rien prendre pour acquis.
Si vous supposez que le contrôle technique de votre flotte a été fait et que celui-ci n’a pas été réalisé en réalité, vous prenez le risque de recevoir une amende et d’augmenter vos charges.
#7 – Assurer la conformité réglementaire de vos véhicule
Le respect de la législation en vigueur et des normes est une condition au succès : En effet, c’est grâce à cela que vous allez pouvoir développer votre entreprise en toute sécurité, en évitant notamment les éventuelles infractions ou sanctions.
#8 - Disposer d’une solution de gestion de flotte
La mise en place d’un logiciel de gestion de flotte est souvent considérée avec scepticisme, mais si cela peut vous faciliter la vie et vous donner une image complète de votre flotte alors pourquoi pas ?
Avec un outil de gestion de flotte approprié, de nombreuses choses se verront simplifiées et vous aurez toutes les informations concernant vos véhicules à portée de main sur un unique point pour consultation.
Si le succès de la gestion de flotte repose essentiellement sur de bonnes informations, qui sont notamment nécessaires pour planifier votre évolution, un logiciel robuste de gestion de flotte sera donc votre allié incontournable.
DIGIPARC solution logicielle de gestion de flotte intégrée saura non seulement répondre au mieux à vos besoins mais surtout haussera considérablement la qualité de votre gestion.
