Arrêtez d'utiliser du papier

14 Juin. 2022 parc auto, maintenance, transport routier, logistique, digitalisation, logiciels

Si vous utilisez encore des formulaires papier pour remplir vos bons de carburant, les demande d'interventions, les ordres des missions etc.., vous vous créez essentiellement un triple travail en tant que gestionnaire de flotte - non seulement vous devez lire les inspections, mais vous devez aussi les enregistrer manuellement dans votre ordinateur pour des choses comme les bons de travail, puis les dupliquer et les organiser pour que vous et vos conducteurs ayez un arriéré de copies. En outre, les conducteurs mettent beaucoup plus de temps à remplir les formulaires écrits et, s'ils sont pressés, vous risquez de rencontrer des problèmes de lisibilité ou de négligence dans les rapports.

La création d'un document ou formulaire automatisé dans notre logiciel de gestion de flotte (Digiparc), peut vous faire gagner beaucoup de temps, à vous comme à vos conducteurs. Les formulaires numériques peuvent généralement être complétés à partir d'un smartphone ou d'une tablette, ce qui signifie qu'il n'y a pas d'écriture manuscrite désordonnée et une meilleure facilité d'utilisation qui libère les mains des conducteurs pendant les inspections. Cela signifie également que les rapports peuvent vous être envoyés automatiquement dès qu'ils sont complétés, sans délai, et que les conducteurs ont toujours une copie prête à partir pour des choses comme les contrôles routiers ou les audits.

1. Amélioration de l'état des véhicules - Vous voulez toujours vous assurer que vos actifs sont en bon état de marche et prêts pour la journée à venir. Lorsque des problèmes surviennent, vous pouvez utiliser vos demandes d'interventions pour les classer par catégorie et les réparer en priorité de manière à résoudre le problème et à réduire les temps d'arrêt, en maintenant les véhicules dans un état de fonctionnement plus constant.

2. De meilleurs calendriers d'entretien - Vous devriez toujours avoir un calendrier d'entretien préventif bien défini pour chacun de vos actifs, mais si vous commencez à observer des problèmes potentiels qui nécessitent une action plus tôt que prévu, vous pouvez ajuster vos calendriers d'entretien en conséquence et rester au top de la santé des véhicules.

3. Réduction des risques de contravention - En plus de détecter les grosses réparations à l'avance, les inspections vous permettent de rester au courant des petites tâches d'entretien comme les feux arrière cassés ou les clignotants défectueux. Cela signifie qu'il y a moins de risques de se faire arrêter pour des infractions mécaniques.