La solution DIGIPARC de gestion de transport et planification vous permet de planifier et d’optimiser vos opérations de transport tant au niveau du service rendu à vos clients qu’au niveau de la performance opérationnelle. Elle aide à simplifier les flux réguliers, à gérer de manière efficace les plannings, ainsi, maîtriser tous les aspects liés au parc auto.
Nous travaillons en étroite collaboration avec des clients de différents secteurs d’activités, notamment l’industrie de transport, de distribution et autres, l’objectif est d’avoir une gestion automatisée en termes de planification et les aider à faire des choix qui correspondent à leurs besoins.
La planification des transports est le processus par lequel les transporteurs déterminent avec quels moyens de transport et à quelle heure, les articles seront transportés via un itinéraire particulier. L'astuce consiste à choisir ces options parmi toutes les alternatives disponibles qui permettent la meilleure prestation de livraison au moindre coût pour l'entreprise concernée La planification des transports se présente sous toutes sortes de formes et de niveaux de complexité. La planification des transports au niveau opérationnel consiste à planifier des itinéraires et à organiser des trajets optimaux. Il s'agit d'un casse-tête complexe pour lequel la plupart des entreprises utilisent des logiciels spéciaux. Le résultat de la planification peut être automatiquement transféré au moyen de ce logiciel aux chauffeurs.
Dans cette vidéo nous allons voir comment s’effectue la planification des véhicules et comment sont gérés les livraisons de biens aux sites clients ou à des points d'intérêts prédéfinies.
Pour ce tutoriel, nous allons prendre l’exemple de l'activité de gestion des chantiers et voir comment se font les affectations du parc matériel et les moyens humains aux différents sites. Il faut noter que ce processus peut être appliqué et adapté à n’importé quelle activité, par exemple, dans le cas de la distribution de marchandises, on peut planifier à l’avance le déplacement d’un véhicule et un conducteur auprès d’un site client.
Avant de commencer la phase de planification, on commence tout d’abord à alimenter les données de base, c'est-à-dire le paramétrage de toutes les informations utiles à la gestion de notre activité. Pour ce cas d'exemple, on spécifie la liste des clients, les noms des chantiers, des produits et plus encore.
Cette étape est très importante, elle nous aide à garder une base de données très riche, regroupant des informations aidant à favoriser plus la communication en interne, la simplification des processus, ainsi que le suivi opérationnel de l'activité.
Pour ce faire, on se rend sur le menu référentiel, au niveau du bloc “ transport “, on commence par spécifier les types ou familles de produits, il s’agit là de spécifier les principaux biens ou que nous livrons aux sites clients. Pour ajouter ces dernières, on clique sur le bouton plus, puis on tape le nom correspondant, ensuite on enregistre. Voila au niveau de la liste, on retrouve l’opération que nous venons de créer, avec la possibilité de rechercher tout élément à l’aide de ce filtre.
Cependant, pour le cas d’autres secteurs d’activités, exemple dans le cas d’une industrie de production et distribution de plastiques, on peut procéder à une classification par type, c’est à dire on peut retrouver par exemple la famille PVC, le polystyrène, le polypropylène, etc..
Prenant aussi l’exemple de l’industrie alimentaire, on peut retrouver la famille des céréales et légumes, les viandes, les produits laitiers, etc..
Un autre exemple, pour l’industrie de fabrication des ustensiles de cuisine, on retrouve la verrerie, les coutellerie, la porcelaine, etc..
Une fois que les types de produits sont bien alimentés, on accède alors au deuxième bloc, il s’agit la des produits. Ces derniers sont classés par famille ou type. C'est-à-dire, on peut avoir plusieurs produits appartenant au type de produit transport, d’autres à la catégorie sable, etc.. Pour ajouter, on clique sur plus, au niveau du formulaire affiché, on renseigne les champs requis, à savoir le code produit, son nom, unité et le type à qui il appartient, puis on enregistre l’opération.
Si on opère par exemple dans l’industrie des ustensiles de cuisine, on peut retrouver au niveau de la famille des verreries et porcelaines les articles suivants: Les plats, les assiettes, les set à thé, etc.. Ces articles peuvent être référencés en leur attribuant des codes et désignations uniques.
On retrouve sur la table d’affichage une liste exhaustive des produits, classés par type, on peut rechercher facilement un élément à l’aide de ce filtre en tapant uniquement les premières lettres.
On revient au référentiel transport, maintenant on se rend sur le bloc des chantiers, cette interface nous permet de lister les chantiers de tous nos clients, ainsi que d’autres informations. Pour ce faire, on clique sur le bouton plus, au niveau du formulaire, on renseigne les champs nécessaires, comme le nom du chantier, le client et la date de création, on peut également compléter le formulaire par d’autres informations, comme le directeur chantier, ses contacts et plus encore. Il faut noter aussi que cette étape de création des chantiers peut se faire soit manuellement ou peut faire l’objet d’importation à l’aide du bouton mauve affiché en haut à droite. Pour procéder ainsi, on clique ici, on télécharge le canevas, au niveau de ce fichier excel on reprend toutes les données, une fois cette action est terminée, on revient au même bouton, cette fois ci on clique sur “ suivant”, par la suite on attache notre fichier, maintenant il suffit juste de contrôler si tout est bon et qu'aucun motif n’a été affiché, si la vérification est faite, on clique alors sur “ importer “. Voilà, on constate que notre fichier à été repris sur le système, en haut on retrouve un récap montrant le nombre d’enregistrements créés avec la possibilité aussi de rechercher tout élément souhaité.
En effet, dans le cas d’autres industries, nous pouvons reprendre le même menu, en lui donnant une autre appellation ( Exemple : Points d'intérêts clients ), et à ce stade, on peut renseigner tous les sites de livraisons par client. Cela va nous servir de répertorier les adresses et points de déchargements de tous les comptes et consolider leurs informations.
Planification des trajets
Une fois que les données du référentiel sont bien alimentées, on peut maintenant passer au volet de la planification des véhicules.
Pour ce faire, on se rend tout d’abord dans le module de gestion des affectations. Ce menu nous permet de lier chaque matricule à un conducteur sur une période définie, ainsi l’affecter à une zone, à un client, à un chantier et plus encore. Pour commencer, on clique sur le bouton plus d’ajout.
Au niveau du formulaire affiché, on sélectionne le véhicule que nous souhaitons affecter, puis le conducteur. Par la suite, on mentionne la date début d’affectation, le kilométrage de début, on peut même joindre un document justifiant l’affectation de ce véhicule.
Au niveau du bloc en bas, on peut mettre un commentaire optionnel décrivant l’état du véhicule. Partons ensuite à la deuxième partie, sur cette rubrique, on complète les informations liées à la zone à laquelle nous souhaitons affecter ce véhicule, le client, et enfin le chantier.
Si vous remarquez, la liste déroulante des chantiers dépend du client choisi, cela permet de simplifier plus la recherche afin d’afficher uniquement les chantiers créés par client. En effet, dans le cas d’un autre secteur d’activité, on peut avoir une liste de tous les sites ou points d'intérêts par client, c'est-à-dire on peut livrer un client sur une ou plusieurs adresses.
On termine par enregistrer l’opération, en recherchant ce matricule dans le filtre, on peut visualiser notre opération au niveau de la liste principale, on voit clairement que cette planification est prévue pour la date du 28/09, affichant les informations du véhicule, du conducteur, du client, etc..
Maintenant que l'affectation est effectuée, on passe à la deuxième étape qui consiste à renseigner les données de la planification, pour ce faire, on se rend au niveau du module transport, puis on clique sur le sous-module “ Programmation”.
Au niveau de cette interface on retrouve toutes les données qui ont été saisies au préalable dans le menu d’affectations.
Cependant, il existe un programme qui se déclenche chaque minuit, il permet de charger au jour le jour et de manière automatique les données des véhicules affectés. Il faut savoir aussi que le module de planification est synchronisé à d’autres menus de la solution, comme le module de gestion de maintenance et celui de gestion des papiers administratifs.
Si un véhicule concerné par l’affectation est en panne ou bien un de ses documents administratif est arrivé à terme ( exemple : expiration de l’assurance ), à ce stade, lors de l'exécution dudit programme, il y’a tout un arsenal de commandes qui se lancent afin de parcourir les statuts de tous les véhicules affectés et vérifier leur disponibilité pour les livraisons prévues. Cela permet d’alerter à l’avance le planificateur, et de savoir si les véhicules programmés sont en bon état pour effectuer les trajets prédéfinis, si jamais un véhicule rencontre un problème technique ou administratif, on ne peut pas donc l’autoriser à livrer sur la date planifiée, et nous permet aussi de prendre les mesures et actions nécessaires pour envisager d’autres solutions.
Comme mentionné, ce programme automatique permet de voir si les véhicules seront en bonne santé afin de les assigner aux missions prévues. On constate au niveau de l’affichage que chaque matricule porte un statut.
Certes, on retrouve celui correspondant à l'arrêt technique et administratif, cela veut dire que le véhicule est au garage et à la fois un de ses documents administratifs est arrivé à terme. Par ailleurs, pour le statut “ arrêt administratif'', cela explique que le véhicule est en parfait état, mais ses papiers administratifs ne sont pas à jour. Ainsi, on a le statut “ arrêt technique”, celà veut dire que l’engin à une opération de maintenance prévue à la même date de livraison, mais sur le plan administratif, ses papiers sont à jour.
Une fois le contrôle est fait, à ce stade, on peut commencer la planification. A noter, lors de la génération de ces statuts, on ne pourra pas donc avoir la possibilité de planifier les véhicules ayant les problèmes cités et avoir la main uniquement de programmer ceux disponibles. Pour cette vidéo, on va désactiver ce contrôle afin de permettre la planification de tous les matricules, peu importe le statut indiqué.
Maintenant, on peut procéder à la planification. Sur cette table de programmation, on retrouve une liste des matricules qui ont fait l’objet de l’affectation durant cette date du 28/09. On a donc qu’à compléter manuellement le reste des informations, à savoir le client que nous souhaitons livrer, par la suite on sélectionne le chantier ou le site correspondant au client choisi, puis le produit. Sur la même ligne, on indique le nombre de voyages, ainsi que le nombre de bons de livraisons, on remarque que la ligne prend un statut de “ BL reçu”, celà veut dire que l’agent de planification à renseigner les BL prévus dans cette période avec ce client.
Ensuite, on spécifie si les frais de carburant, de péage et autres sont inclus, si c’est le cas, on coche tout simplement lesdits champs, puis on enregistre notre opération.
Après vérification des données de la planification, on peut maintenant passer à la saisie des bons de livraisons, ces derniers sont synchronisés avec le menu de la programmation, on se rend donc sur l’interface des bons de livraisons, on clique sur ajouter, au niveau du formulaire, on mentionne la date qui correspondant à notre planification, qui est le 28/09. Puis, on sélectionne le client et le chantier.
On remarque ensuite que les BL paramétrés dans l’interface de planification s’affichent automatiquement en-dessus. Il faut savoir que les 2 bons affichés correspondent au nombre indiqué par l’agent. Certes, il faut noter que ces BL sont prévisionnels et peuvent ne pas correspondre aux nombre de BL réels, c’est à dire il se peut que le jour de la livraison on a eu qu'une seule livraison au lieu de deux. Si c’est le cas, on supprime tout simplement une opération et on laisse qu’un seul enregistrement. Après cette action, on peut maintenant compléter les informations du bon, on a le véhicule, le produit et le chauffeur qui sont générés automatiquement, on n’a donc qu’à saisir les autres champs requis, à savoir le numéro du bon, la quantité livrée, l’unité, le prix, et d’autres informations liées au péage, quantité du gasoil consommée, etc.. Avant validation de la ligne, on a la possibilité aussi d’attacher le BL pour plus de traçabilité. Si tout est bon, on valide l’opération avec le bouton vert, puis on clique sur enregistrer.
Sur la table, on voit clairement l’opération que nous venons de faire, affichant les principales informations, à savoir le client, le chantier, le produit, etc..
Maintenant si on revient à la planification, on constate que le champ correspondant aux BL saisis s’est pré-rempli automatiquement, ces informations vont nous permettre de faire des analyses afin de vérifier si les BL prévisionnels correspondent à ceux qui ont été saisis dans le menu des bons de livraisons.
De même pour les frais de consommation, dans chaque voyage il y’a des frais de gasoil et autoroutes, si ces frais font l’objet dans le bon de livraison, on constatera ensuite que l’opération de carburant est créer automatiquement dans le menu de gestion de carburant portant les informations sur le numéro de bon, le matricule, la date et la quantité consommées.
La même chose pour les frais d'autoroutes, pour chaque péage, on peut paramétrer son tarif, ensuite, le prix est calculé en fonction du nombre de passages. Dans le bon de tout à l’heure, on se retrouve avec deux péages, soit deux nombre de passage chacun.
On remarque sur le menu de gestion des frais d'autoroutes que deux bons autoroutes ont été créées automatiquement portant les informations sur le numéro de BL, le véhicule, le péage, le montant et autres.. Cependant, pour paramétrer les tarifs des péages, on se rend sur le référentiel de consommation, puis on clique sur “ péage autoroutes “, puis le bouton plus pour ajouter, au niveau du formulaire, on remplit les champs nécessaires, à savoir le nom du péage et le tarif. Après enregistrement, voilà notre péage est affiché au niveau de la liste, cette étape est très importante, elle nous facilite le suivi des frais autoroutes pour chaque bon de livraison et permet le calcul automatique de ces derniers sans pouvoir envisager des saisies manuelles à chaque fois.
Passons maintenant à un autre menu du module planification, il s’agit du RECAP. Ce dernier donne une vue globale sur l’ensemble des livraisons effectuées par client et par produit selon une période déterminée.
On prend toujours l’exemple du même client, puis on choisit le produit et le chantier, ensuite on se dirige vers le bloc à droite pour sélectionner une période. En choisissant la date début et la date fin, on constate que les bons de livraisons saisis durant cette plage de date seront affichés automatiquement en bas. Pour cet exemple, on n’a qu’un seul BL. Dans le cas où on a plusieurs bons, nous pouvons à ce stade procéder à une sélection des bons qui feront l’objet dans ledit RECAP. On indique par la suite si les frais de gasoil et péage seront facturés ou non.
En effet, ce récap correspond à un rapport qui sera envoyé au client, il regroupe les livraisons effectuées dans un période et porte aussi les informations sur les produits livrés, les frais et le montant total à facturer.
Cependant, ce récap peut passer par plusieurs étapes avant sa facturation finale, c'est-à-dire, sa validation doit absolument passer par plusieurs niveaux. On remarque, que le recap lors de la création prend le statut “ émis “, c’est à dire le rapport est envoyé au client, ensuite “ réceptionné “, c’est à dire le client à accusé réception du Recap communiqué, puis “ BC reçu “, à cette étape le client vérifie la conformité des bons de livraisons figurant dans le recap et donne ensuite son bon pour accord au niveau du Recap, puis le statut “ Contrôle logistique “, à ce stade, on vérifie si les procédures ont matière logistique sont bien remplies, finalement le Recap passe en statut “ Contrôle financier “, pour valider si le Recap pourrait faire l’objet d’une facture finale.
Sur la liste, en cliquant sur ce champ, on peut visualiser l’historique de tous les statuts, avec la date et heure de toute opération, celà nous aide à garder une traçabilité de chaque étape afin de savoir si le processus à été complété dans les délais fixés.
Lors du contrôle et vérification finale des éléments du Recap, on peut donc procéder à sa facturation. Sur le même module, on accède à l’interface des factures, puis on clique sur le bouton plus affiché en haut à droite.
Au niveau du formulaire, on remplit les informations requises. On a le numéro de la facture, ce dernier est généré automatiquement par le système, mais si on dispose d’une numérotation spécifique, on a donc qu’à le saisir manuellement. Puis, on sélectionne le client, le chantier, la date d’échéance et on détermine la période que nous souhaitons facturer pour ce client, on remarque ensuite que le RECAP correspondant à cette période choisie s’affichent automatiquement. Certes, il se peut que nous ayons plusieurs RÉCAP à facturer, on aura donc la possibilité de cocher que ceux qui feront l’objet de la facturation.
Après on peut joindre la facture finale. Certes, sur le bloc des informations supplémentaires, on coche si on souhaite afficher au niveau de l’imprimé des factures.
La visibilité de la TVA, véhicules et les bons de livraisons, etc.. Après avoir renseigné les champs nécessaires, on clique sur le bouton “ enregistrer “. Sur la liste, avant d’effectuer l’impression de ladite facture, on peut désormais procéder à sa prévisualisation afin de vérifier si les éléments sont bien communiqués dans la facture. On peut à tout moment revenir à la facture pour compléter les informations manquantes, pour ce faire, on clique sur modifier, au niveau du formulaire on spécifie les champs relatifs à la destination analytique et le numéro d’imputation, puis on choisit si ces derniers seront visibles ou non dans la facture. On enregistre les modifications effectuées, en visualisant la facture une deuxième fois, on constatera que les éléments ont été mis à jour.
En effet, les factures peuvent être éditées indépendamment des Récap. C’est à dire, on a la possibilité de créer librement une facture, pour ce faire, on clique sur le bouton d’ajout, il s’agit du même formulaire que nous venons de renseigner il y’a quelques instants, on remplit les champs de base, puis sur ce bloc , on coche “ facture libre “ , on remarque ensuite que des éléments seront ajoutés automatiquement après avoir coché ce champ, notamment les numéros de bons de livraisons, les immatriculations et numéros de bons de commande. On spécifie manuellement les informations qui seront visibles dans la facture. Aussi, au moment du choix de la facture libre, il y a un tableau qui s’affiche en bas, sur ce dernier, on peut renseigner librement autant d’articles, en indiquant le prix unitaire et la quantité de chaque élément, on valide ensuite notre ligne avec le bouton vert. Si on souhaite en ajouter d’autres articles, on clique tout simplement sur le bouton plus. On termine donc par enregistrer la facture.
De même pour la facture normale, on a aussi la possibilité de prévisualiser la facture libre que nous venons éditée afin de vérifier si les informations sont conformes..La facture à été bien créer sur la liste, dans le recap en haut, on peut visualiser le nombre d’enregistrements ou de factures éditées, avec la possibilité aussi de filtrer avec plusieurs choix, notamment le filtre par client, par période, par numéro de facture, etc..
Voilà la vidéo de la planification est terminée, nous vous remercions de l’avoir regardée jusqu'à la fin. A titre d’information aussi, nous vous rappelons que ce processus pourrait être adapté et aligné parfaitement à d’autres industries qui souhaitent automatiser leur processus de gestion de flotte de bout en bout et simplifier les différents flux liés à la planification des véhicules.
